Her gün dünyaya 183 milyar e-posta gönderiliyor. Mektubunuzun genel kütlenin içinde kaybolmadığından nasıl emin olacağınızı size söyleyeceğiz. Ve böylece alıcı sadece onu sepete göndermedi, aynı zamanda ona da olumlu cevap verdi. Bir iş mektubu yazmanın kuralları herkes için yararlı olacaktır. Istisnasız. MEKTUP BAŞLANMASI NEDİR?
Geleneksel olarak başlamak gerekiyor: "Sevgili Ivan Sergeevich, merhaba!" Bir büyük şirketin yazışmalarında "Sevgili" ile "Sevgili" temasını değiştirdiği bir durum vardı. Ve göründüğü kadarıyla, duygusal olarak temyiz daha sıcak oldu, ortaklar uyanıktı. Hiçbir durumda "Günün iyi gecesi" ifadesini hiçbir zaman bir selamlama olarak kullanmayın - ilk olarak, hiç kimse yaşamda konuşmaz ve ikincisi, mektubun alındığı zaman umurumda olmadığınız izlenimini edinebilirsiniz.
SMILE OF MEKTUPLARINDA KULLANABİLİR MİYİM?
Eğer mektup bir yabancıya hitap ediyorsa ve iş doğasıysa, suratlar muhatabı tanıdıklık duygusu yaratabilir. İş arkadaşlarına gönderilen gayri resmi mektuplarda, suratlar yasak değildir. Bununla birlikte, mektupta, bir gün şirketinizin CEO'sunun ihtiyaç duyabileceği bir bilgi varsa, gülümseyen parantezin gözünü almasını isteyip istemediğinizi düşünün.
MEKTUPLARIN TAMAMINI ETKİLEYEN NEGATİF DUYGULARA NASIL İZİN VERİLMELİDİR?
Bir şeyden memnun olmadığınızda, ama olumsuz duyguların ortaya çıkmasının suçluyla ilişkisini koparmak istemezseniz, ama onunla yapıcı bir diyalog yürütecekse, mektubu hemen göndermeyin. Metinleri, çatışmaya karışan meslektaşlarına değil, tonlu bir mektup yazabildiğinize göre daha sonra gönderelim.
MEKTUPLARINIZI BELİRTİNİZ NE OLUR?
Bir mektupta her zaman bir tema olmalı. Bu durum mesajını verir ve genellikle istenmeyen postalara dönüşür. Konu size ya da muhatabı ile işbirliğinizin konusuna işaret edecek kısa ve yeterli olmalıdır. Örneğin, bir konferansta, forumda veya sergideki bir müşteriyle karşılaşırsanız, kutusunda "teklif" veya "işbirliği" konusuyla çok fazla harf olacağını düşünmek mantıklıdır. Bu nedenle, ona adını veya şirket adını daha iyi hatırlat. Ve eğer uzun zamandır biliyorsanız, mektubun konusu takım çalışmasının konusunu veya yazışma vesilesiyle ilgilidir: "... sorusu ...", "hakkında yorum ..."
RESMİ DİL'den YÜRÜRLÜĞE GİTMEK Mİ?
Sıkı bir iş tonunda yazılmış bir mektup aldıysanız, aynı şekilde cevaplamanız gerekir. Bu kuralı ihmal etmeden bir iş mektubu olmamalıdır.
Tecrübe, resmi bir dilden iş yazışmasında gayri resmi bir yapıya geçişin genellikle etkisiz etkileşime yol açtığını göstermektedir. İş konularınızı tartışmanız ve onlarla iletişiminizin arkadaşça bir hale gelmesi durumunda ortakları yükümlülüklerini yerine getirmeleri için teşvik etmeniz zor olacaktır. Resmi dil, uzak durmaya ve problemleri etkili bir şekilde çözmeye yardımcı olur. Resmi tarz, her şeyden önce kendi ifadelerinde doğru olmaya yardımcı olur, bu da daha iyi sonuçlara yol açar.
CEVAP GÖNDERMEK İÇİN ADRES HEMENİNİ ANLAŞMAYA YÖNELİK BİR YÖNTEM VAR MI?
Konuya "acilen" veya "derhal" yazmamak yerine, cevabın metninde cevap almak istediğiniz tam zaman dilimini belirtmek daha iyidir. Örneğin: "Böyle bir tarihe kadar cevap vermenizi istiyorum" veya "Bu tarihten daha geç olmamak kaydıyla kararınızla ilgili olarak sizi bilgilendirmenizi şiddetle rica ediyorum. Sorumlunun cevabını beklemesini söyleyerek süreci hızlandırmaya çalışmayın: "Onayınızı umuyorum" ya da "Olumlu cevaplara cevap vermeye yalvarıyorum." Kişiye kendisi için düşünme fırsatı verin.
HERHANGİ BİR DURUMDA ÖNEMLİ ÖNEMLİ KULLANIM YAPIYOR MU?
Bu araç sadece mektubunda belirtilen durum gerçekten acil ve sadece sizin için değil aynı zamanda muhatabınız için de önemli olduğunda kullanılmalıdır. Bütün vakaların böyle olduğunu mu düşünüyorsun? Tüm İnternet harflerinizi kırmızı bayrak ve ünlem işareti ile işaretleyin - yanlış. Bir horoz ve bir kurtla ilgili peri masalını hatırlayın: hemen okunacak bir mektuba ihtiyacınız olduğunda, göz ardı edilecektir.
ARIZA NEDEN HATALI YAZILI YAZILIYOR?
Bir şeyi reddetmek zorunda kalırsanız, mesajı bir hata bildirimi ile başlatmayın. Kararınızın nedenlerini kısaca açıklayın ve bazı durumlarda konuyu değerlendirmenin mümkün olduğunu açıkça belirtin. Size gösterilen ilgiden dolayı teşekkür ederiz, vakanın böylesi bir sonucu hakkında pişmanlık duyun ve mektubu olumlu bir notla bitirin, örneğin, "Başarılar diliyorum".
MEKTUP ÇOK UZUN OLURSA NE YAPILMALI?
Metni yapılandırın, bölümlere, paragraflara, paragraflara ayırın - aksi halde uzun mesajın algılanması zordur. Eğer bilgi sürekli bir parça ile verilirse, o zaman ikinci satırda kişi ilgisini kaybetmeye başlar. Büyük internet harflerini derlemek için ideal formül şöyle: Bir düşünce bir paragraf. Karmaşık cümleleri ve bulanık cümleleri önlemek de önemlidir. Mektubunuza hızlı bir şekilde cevap verebilmek için, bir kişi ilk defa ondan gerçekten ne istediklerini anlayabilmelidir.
ABONE OLMAK İÇİN NASIL DAHA FAZLASI?
Mektubu cevaplayarak, adınızı ve soyadınızı belirtmeniz yeterlidir. Yazışmayı başlatırsanız, ek olarak konumunuzu ve irtibat telefon numaranızı belirtin. Mektubun başlangıcında "Sevgili ..." temyiz başvurusunu kullanarak, "Saygılarımla" ifadesiyle bitirmeyin. Yaz: "Saygılarımızla" veya "Saygılarımla". Postada birkaç tür imza alın ve duruma bağlı olarak bunları kullanın.
KÖYÜ GRANDFATHER'DE.
• Radicati Group araştırma şirketine göre, dünyada her gün 183 milyar İnternet yazısı, yani saniyede 2 milyondan fazla harf gönderilmektedir.
• Anti-spam sistemlerinin tanınmış bir üreticisi olan Kaspersky Lab, bir günde gönderilen tüm postaların% 80'inin spam olduğunu tahmin ediyor.
• Mail.ru posta sisteminin 70 milyon kayıtlı kullanıcısı olan Gallup Media ajansına göre, günde yaklaşık 8 milyon posta kutusunu kontrol ediyor.
• Tüm spamlerin çoğu ABD, Rusya ve Polonya'dan gönderilir.
• Posta yoluyla gönderilen yetkisiz reklamcılıkla ilgili en yaygın konular ilaç ve tanıdıklardır.